Český prodejce hudebních nástrojů a doplňků Kytary.cz se již delší dobu potýkal se zastaralou digitální infrastrukturou i nepřehledností komunikačních kanálů, kterým chyběla vzájemná provázanost. Díky Revolgy firma implementovala prostředí Google Workspace, které jí pomohlo zefektivnit procesy komunikace a spolupráce napříč všemi týmy.
Nutnost zbavit se zastaralých nástrojů a shadow IT
Výzvou celého projektu byl přechod společnosti Kytary.cz na bezpečnější a přehlednější systém, který bude respektovat její jedinečnou firemní kulturu. Společnost tedy hledala partnera, který by jí pomohl naimplementovat moderní prostředí GWS a vyřešit problémy s tzv. shadow IT. Pro přechod na GWS si zvolila Revolgy, a to hlavně díky našemu individuálnímu přístupu ke klientovi a širokým odborným znalostem.
„Oslovili jsme tři společnosti, které nám mohly pomoct s přechodem na cloud, a společnost Revolgy měla nejlepší know-how a zkušenosti, aby nás celým procesem úspěšně provedla. Dostali jsme od nich dobře vypracované dokumenty a podporu tam, kde bylo třeba.“
Jiří Budinský — vedoucí IT oddělení, Kytary.cz
Společnost Kytary.cz bojovala s shadow IT — zaměstnanci používali ke sdílení firemních dat různé neřízené komunikační kanály, včetně aplikací třetích stran, jako jsou osobní emaily a Skype. Shadow IT představovalo bezpečnostní riziko, jelikož jednotlivé komunikační kanály a pracovní prostředí nebyly sjednocené.
„Před implementací GWS byl způsob naší spolupráce roztříštěný. Ke sdílení dokumentů a firemních dat jsme používali osobní emaily a účty Skype. Naše spolupráce s sebou do určité míry nesla bezpečnostní rizika a Revolgy nám představilo moderní a bezpečné řešení od GWS.“
Jiří Budinský — šéf IT, Kytary.cz
Přechodem na Google Workspace se eliminovala bezpečnostní rizika, jelikož se tím veškerá firemní komunikace přesunula do zabezpečeného prostředí. Díky GWS se například zjednodušilo sestavování rozpočtů, protože jednotliví členové týmu nově mohli pracovat souběžně v jednom sdíleném dokumentu, aniž by si vytvářeli jeho kopie a navzájem si je posílali emailem nebo přes jiné nezabezpečené komunikační kanály.
Revolgy pořádalo firemní workshopy, poskytovalo podporu v průběhu celého procesu a vysvětlilo dopad jednotlivých kroků implementace na chod společnosti, což pomohlo upevnit vztahy mezi oběma společnostmi a lépe pochopit přínosy navrhovaných změn.
„Já osobně jsem ke Googlu přistupoval jako tabula rasa. Jistě, párkrát jsem ty nástroje využil, ale nemám ani osobní Gmail, takže pro mě bylo všechno od začátku. Jsem nadšený, že s kolegy, co už jsou na Workspace, je vše otázka minuty, ale taky mě to donutilo si v kalendáři blokovat čas na samostatnou práci a taky se víc soustředit — emaily teď checknu jednou za hodinu, ne pokaždé, když se mi to rozsvítí, a jsem schopný se tak lépe soustředit — a moje nejoblíbenější funkce je odložení emailu — mám tak jistotu, že důležitou poštu zpracuji, i když to nemůžu udělat hned.“
Jiří Budinský — šéf IT, Kytary.cz
Jedinečný change management pro jedinečnou firmu
Díky implementaci Google Workspace se ve společnosti Kytary.cz zefektivnily procesy komunikace a spolupráce. Revolgy poskytlo technickou podporu, a to včetně migrace a vzdělávacích workshopů pro IT tým.
Revolgy je zkušeným partnerem v poskytování tzv. change managementu, nicméně vzhledem k jedinečné kultuře firmy Kytary.cz byl přechod na GWS poháněn interně s pomocí Honzy Páva a Honzy Jelínka.
Firma si sama vypracovala výukové materiály a videa, které zaměstnancům měly pomoct pochopit a přijmout nové pracovní prostředí. Spustila interní projekt Ladíme, který „[měl sladit] digitální komunikaci a organizaci práce, aby [...] práce šla lépe od ruky a dělala radost [firmě i] zákazníkům.“
„Při první myšlence nového nástroje jsem byla nadšená a těšila se, že nám odpadne nepořádek a nejasnosti v komunikaci. S Googlem jsem pracovala pouze v rámci Gmailu. Když přišla moje migrace, měla jsem v prvním okamžiku smrt v očích. Nevěděla jsem, kam kliknout, nadšení opadlo a já si říkala: ‚Starý dobrý Skype.‘ Po pár dnech jsem zjistila, že je to tak strašně jednoduché a že vystoupit ze zajetých kolejí a otevřít se novým technologiím je super. Moje práce je efektivnější. Vždycky může být jen lépe, když budeme nástroje správně používat, je to o nás.“
Pavla Němcová — HR manažerka, Kytary.cz
Po domluvě s Revolgy spustily Kytary.cz interní web Ladíme a zřídily podpůrné online skupiny pro zaměstnance, aby jim přechod na nové prostředí co nejvíce usnadnily.
Implementací se rozšířilo používání sdílených dokumentů a kalendářů, čímž se snížil počet emailů, a interní web se proměnil v intranet, který pomohl zefektivnit a zjednodušit komunikaci napříč firmou.
„Spolupráce s Kytary.cz, společností s velmi jedinečnou kulturou, byla skutečně obohacující zkušeností. Společně jsme se chopili výzvy migrace do cloudu a přeměnili počáteční pochybnosti v úspěšnou digitální transformaci. A výsledek? Inovativní IT řešení, které dokonale zapadá do jejich dynamického obchodního modelu.“
Jakub Jan Kučera — Revolgy Google Workspace Team Lead
Společnost Kytary.cz úspěšně zmodernizovala své digitální prostředí, zjednodušila interní komunikaci a posílila bezpečnost svých dat. Propojila své zaměstnance napříč celou firmou přes email a chat s možností sdílet kalendáře, úkoly a především soubory.
Plánujete přechod na cloudovou infrastrukturu? Spojte se s námi pro bezplatnou konzultaci a my vám pomůžeme najít to nejlepší řešení pro vaši firmu.
