Předejděte ztrátě dat správným offboardingem zaměstnanců

Takzvaný offboarding není jen pouhým rozloučením se s odcházejícím členem týmu, ale důležitým procesem, který vyžaduje pečlivé provedení. Komplexní plán offboardingu zajistí bezpečnost dat a zabránění neoprávněnému přístupu a nakládání s informacemi. Pojďme se podívat na bezpečnější přístup k offboardingu uživatelů v rámci Google Workspace.

Příprava na offboarding: uchování a migrace dat

Proces offboardingu začněte uchováním a migrací dat, k čemuž je prostředí Google Workspace vybaveno několika nástroji:

• Google Takeout: Google Takeout je praktický nástroj, který vám umožní stáhnout data pro offline uložení nebo je přenést do jiné služby. 
• Disk Google: Přeneste vlastnictví dokumentů na jiný účet, ideálně použijte sdílené disky, abyste zajistili, že data vlastní společnost, nikoli jednotlivé účty.
• Gmail štítky a e-maily: Ty lze uložit pro budoucí použití nebo přenést na jiného uživatele.
• Události v kalendáři: Přenesením událostí se vyhnete narušení plánování.
• MDM: Správa mobilních zařízení (MDM) zabezpečuje firemní data v zařízeních zaměstnanců. Při odchodu z firmy je nutné zaměstnanci odebrat přístup k firemním informacím. To může znamenat vymazání firemních dat ze zařízení, odstranění z firemního systému MDM, nebo dokonce úplné vymazání, pokud se jedná o zařízení firmy.
• Přístup k aplikacím třetích stran: Když zaměstnanec odejde ze společnosti, je pro zajištění bezpečnosti dat zásadní správa přístupu k aplikacím třetích stran. To zahrnuje odebrání přístupu a převedení vlastnictví na jiného zaměstnance. 

Nezapomeňte, že na migraci dat máte přesně 20 dní od ukončení pracovního poměru!

Oznámení změny

Ujistěte se, že tým a případní klienti a partneři zaměstnance, který bude odcházet, jsou o jeho odchodu včas informováni. Bezproblémový odchod zaměstnance zajistíte tak, že jim poskytnete kontakt na jiného zaměstnance v organizaci, který jej v práci nahradí.

Správa e-mailů & ztráta dat

Odchod zaměstnance ze společnosti může mít za následek možnou ztrátu dat a e-mailů. Chcete-li tomu předejít:

• Nastavte si emailovou schránku na „catch-all“, díky čemuž zachytíte poštu adresovanou bývalému za,městnanci. Tento e-mail funguje jako záchranná síť, která zajistí, že se žádné emaily neztratí jen proto, že byly odeslány na neexistující nebo nesprávně napsanou emailovou adresu ve vaší doméně.
• Přiřaďte e-mailový alias novému uživateli, který převezme povinnosti toho odcházejícího.

Zmírnění bezpečnostních rizik

Než přejdete k další fázi, zkontrolujte, zda byl odevzdán veškerý majetek společnosti a příslušná zařízení. Rovněž se ujistěte, že zaměstnanec již nemá fyzický přístup do vašich kanceláří. Pokud k práci používají svá osobní zařízení, poučte je o tom, jak bezpečně odstranit firemní data.

Archivace uživatelských licencí & vymazání

Jako další archivujte uživatelskou licenci. Tím připravíte účet k odstranění a zároveň zachováte data. Jakmile tak učiníte, můžete uživatele bezpečně vymazat s vědomím, že jste zajistili všechny potřebné informace.

Problémy v rámci offboardingu a možná řešení

Offboarding s sebou může nést několik problémů:

• Krádež dat: Jestliže chcete odcházejícímu uživateli zabránit ve stahování nebo sdílení citlivých dat, dočasně mu zablokujte účet nebo mu ihned po odchodu změňte heslo.
• Osiřelé soubory: Pokud byl odstraněn účet vlastníka složky, ostatní uživatelé mohou mít potíže s nalezením svých souborů — tyto soubory však nejsou ztraceny, ale pouze tzv. osiřelé. K nalezení těhto souborů použijte vyhledávání ‘is:unorganized owner:me’.
• Nepoctivý zaměstnanec: Pokud zaměstnanec odejde za méně než ideálních okolností, je pro ochranu vašich systémů nutná okamžitá změna hesel nebo zablokování účtu.

Závěrem lze říci, že strategický a důkladný přístup k odchodu uživatelů může zvýšit bezpečnost vašich cenných dat a zároveň zajistit hladký průběh celého offboardingu.

Plánujete migraci do Google Workspace? Obraťte se na nás a společně najdeme to nejlepší řešení pro vaši firmu.