Národní Rozvojová Banka (dále jen NRB, dříve ČMZRB) je rozvojovou bankou České republiky. Zaměřuje se zejména na poskytování návratné formy podpory pro malé a střední podnikatele. V poslední době také sehrává čím dál tím důležitější roli na poli rozvoje infrastruktury ČR vzhledem k celosvětovým událostem v roce 2020. Postavení banky na trhu je velmi specifické - jedná se o státní banku, která doplňuje nabídku komerčních bank.
Aktivity skupiny NRB se stále rozrůstají, banka tedy úspěšně investuje do své digitalizace, aby v budoucnu mohla být plně bezpapírová a odpovídala aktuálním trendům nejen na poli technologií, ale i poskytovaných služeb. Jedním z důležitých cílů je nabídka stabilního partnerství českým podnikatelům a profesionální, rychlá a administrativně nenáročná komunikace. Důležitým krokem pro úspěšnou digitalizaci je i implementace moderních nástrojů pro efektivní online spolupráci napříč celou bankou. ČMZRB si pro své týmy vybrala právě Google a produkt Google Workspace.
Veřejná zakázka a zapojení komerčních poskytovatelů byl krok správným směrem
Spolupráce mezi NRB (tehdy ještě ČMZRB) a Revolgy začala v roce 2016. Výrazným krokem byl ale úspěch ve veřejné zakázce, kterou Revolgy vyhrálo v roce 2020. NRB vyzkoušela několik in-house řešení pro online spolupráci a digitalizaci procesů, ty však neodpovídaly aktuálním požadavkům na zabezpečení a vzdálený způsob práce, který se i z důvodu pandemie stal velmi aktuálním. Pro interní komunikaci využívaly týmy například Slack či WhatsApp, banka má však zkušenosti i s Outlook či Microsoft Exchange řešením, které však pro ni bylo nákladné a neflexibilní.
Přípravě implementace se týmy v NRB věnovaly 3 měsíce. Technické a bezpečnostní požadavky na změnu, které NRB má jakožto banka, byly řešeny hlavně prostřednictvím jejich interního IT týmu s Revolgy jako konzultantem pro případ potřeby. Přechod na novou technologii proběhl hladce, i když se jednalo o složitou kombinaci legacy systémů.
“Všechno probíhalo neuvěřitelně hladce, úplně jako procházka růžovým sadem.”
Petr Miškovský - IT oddělení, NRB
Implementace změny prostřednictvím interních ambasadorů a change managementu
V Revolgy se při přechodu na Google Workspace zaměřujeme nejen na technickou stránku, ale především na zaměstnance zákazníka. Chceme, aby změna všechny nadchla a proběhla ve firmě bez problémů. Revolgy má tým expertů, který se specializuje speciálně na Google Workspace nástroje a jejich implementaci. Pro úspěšnou adopci nástroje (zvýšení úspěšného užívání) jsme v projektu aplikovali tzv. metodu change managementu, kdy budoucí uživatele provádíme změnou, pomáháme jim jak technicky, tak “lidsky” všechno nové zpracovat, rozptýlit obavy z přechodu na nový nástroj a hlavně zajistit hladké fungování a uživatelskou přívětivost. K tomu jsme společně s týmem v NRB využili podrobný komunikační plán, který byl postaven a realizován tak, aby všichni zaměstnanci vždy včas věděli, co je čeká, co od nich budeme potřebovat, či na koho se obrátit s dotazy nebo žádostí o pomoc.
V implementačním projektu NRB jsme migrovali všechna data ze stávajícího do nového řešení (tzn. převáděli jsme e-maily, kalendáře, kontakty, data a dokumenty na soukromých i sdílených úložištích). Zároveň jsme poskytli administrátorská školení, technický support, školení pro koncové uživatele, tedy “laické” představení nástroje a možnosti jeho využití tak, aby byl každý připraven začít v Google Workspace pracovat co nejdříve po migraci. NRB též dostala obsáhlý soubor dokumentů pro uživatelské rozhraní, kterými byly návody, tipy a triky apod., aby měli zaměstnanci možnost se k nim kdykoli vracet a dohledat si, co bude třeba.
“Revolgy pomohlo i jako advokát interní komunikace, směřovali jste nás a vaše práce byla odvedená skvěle. Společně jsme našli řešení i na speciální požadavky, které zaměstnanci měli.”
Michal Pluta - Ředitel komunikace, NRB
Zaměstnanci NRB se zapojili do implementace nového nástroje velmi aktivně, pro hladký přechod interních týmů natočili dvě komunikační interní videa, ve kterých vystupují například i členové představenstva. Vytvořili tak interní ambasadory, kteří jsou pro úspěšnou změnu klíčem. Prvním oddělením, které na Google Workspace přešlo, bylo IT oddělení. Pak se připojili early adopters, ambasadoři a představenstvo. V závěru projektu i zbytek banky.
“Nové řešení Google Workspace nám usnadnilo a urychlilo interní komunikaci, a to díky chatu, Meetu a také sociální síti Google Currents. Teď už není problém uspořádat meeting pro jeden celý bankovní úsek, který čítá skoro sto lidí.”
Michal Pluta - Ředitel komunikace, NRB
Hromadné videoschůzky jsou jednou z velkých výhod Google Workspace, firma se prostřednictvím Google Meet může otevřít směrem dovnitř ke všem zaměstnancům a zbourat tak pomyslné bariéry pater a oddělení. Zabezpečená sociální síť Currents umožňuje sdílet důležité okamžiky či suplovat firemní intranet.
“Změna se projevila také ve snadnější komunikaci se zákazníky z mobilního telefonu, tj. i v době, kdy už má zaměstnanec vypnutý pracovní počítač a potřebuje vyřešit nějaký email.”
Petr Miškovský - IT oddělení, NRB
Spolupráce s firemními dokumenty je nyní plně online, bez příloh, zabezpečená a dostupná kdykoliv a kdekoliv.
Google Workspace však není jen administrativní řešení. Mezi velké benefity patří také úspora času všech zaměstnanců a zvýšení jejich zapojení do aktivit managementu či napříč odděleními.
“Konečně můžeme společně pracovat, zaměstnanci se toho chytli, navzájem se vidíme a u řady lidí došlo k obrovskému posunu vpřed.”
Marie Lafantová - tisková mluvčí, NRB
O jeden krok blíž k plně digitální bance
“V Revolgy jsme převedli na Google už tisíce firem a všichni přechod zvládli a jsou spokojení. Po samotném přechodu, kterého se přirozeně všichni trochu bojí, si na to zaměstnanci ČMZRB zvykli a za týden či dva pracují v novém prostředí komfortně.”
Jan Jakub Kučera - Google Workspace Team Leader, Revolgy
Změna procesů a vnímání technologií ze strany firmy je komplikovaný proces. Ale s dobrým partnerem je to možné v podstatě za víkend. NRB je toho skvělým příkladem, konečná změna a migrace na novou službu zbylých cca 200 zaměstnanců totiž proběhla právě v rámci jednoho víkendu. Technické týmy Revolgy a NRB byly na tuto událost velmi dobře připraveny a migrace proběhla hladce.
“My vás můžeme jedině doporučit. Z hlediska komunikace a nastavení systému přechodu to byl ideální proces.” Michal Pluta - Ředitel komunikace, NRB
Adopcí Google Workspace to ale nekončí.
“Chceme v otázce cloudu a jeho použití pokračovat. Digitalizace a odstranění papírových žádostí a procesů je v naší firemní strategii a věříme, že míříme správným směrem.”
Petr Miškovský - IT oddělení, NRB
